如何进行发票和解

了解要查找和修复会计错误的过程

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m_a_y_a / getty图像

无论您是唯一的所有者,独立承包商还是小型企业主,您是否经常处理大量的发票,并且不断地将资金进入银行账户。

为了帮助管理这些财务状况,重要的是验证您在银行对陈述中找到的金额与不同的传入和传出发票你已经拥有的。这被称为“发票对账”,是确保账目准确的关键行动。为了有效地进行发票对账,要了解它为什么重要,它需要什么,以及如何改进您的过程。

关键的外卖

  • 发票和解是业主与传入和传出发票与银行记录相匹配的过程。
  • 和解是识别尚未采取行动所需的未偿还发票和欺诈费用的关键。
  • 这个过程可以是手动的,也可以是自动的,这取决于您的喜好。

为什么发票对账很重要

在数字钱包的年龄之前,对账必须确保从支票账户中扣除合适金额的必须是必须的。

发票对账与此过程类似,只是企业用于在特定时期将进出库发票与银行对账单进行匹配。发票应说明买方购买的收入和费用供应商账单

对账可以使你避免相当大的经济损失,并确保适当的钱离开或进入你的帐户。

如果没有平衡发票和银行对陈述,则风险不准确的资金。这可能来自一位没有支付他们的客户账单,一个省略了发票例如,你忘记支付的账单,或者欺诈性的费用。

你如何调和发票?

发票和解涉及核实对银行陈述的所有外向和来电,以确保准确性。这个过程似乎比较简单,但取决于你的手动变得更加复杂。

这是一个简单的和解方法:

  1. 将所有收到的发票组织在一个文件夹中,根据个人喜好,可以是物理文件或电脑文件。
  2. 在一个文件夹中组织所有传出发票。
  3. 选择您要查看的报告时间框架。
  4. 收集该时间段内的银行对账单,通常可以通过网上银行登录登录。
  5. 检查收到的发票,并将其与银行对账单上的项目相匹配。
  6. 将每个发票标记为“已完成”,“未付,”或“部分付款”。
  7. 支付任何未付或部分付款,或在日历上注明到期日。
  8. 检查出的发票,以说明付款给你。
  9. 将每个发票标记为“已完成”,“未付,”或“部分付款”。
  10. 看待任何差异。
  11. 跟进未付或部分支付以收取付款的客户。

你发给客户的发票可能与从其他公司或供应商收到的发票看起来不同。确保你了解如何阅读收到的发票和关键信息在哪里。甚至联系你的客户的会计部门也可以提供很多清晰的信息。

如何改进发票对账

美国小企业管理局建议所有的企业主保持适当的簿记,发票对账是说明收入和费用的重要行动之一。但是,即使是这个相对简单的任务,也可能是压倒性的手动举升。

会计软件的好处

您需要找到提高您的和解进程的最佳方式,使其更有效。例如,商业会计软件中的自动化进程通常可以包含发票和解功能。这部分需要通过行构建电子表格和审核行。

一些支付处理系统,如条纹,提供自动对帐,作为业务帐户的一部分。虽然这将主要用于外出发票,但这是一个建立自动化进程的一个很好的起点。

增强电子表格技能

你是一个喜欢用手做这个过程的传统主义者吗?通过在线课程学习新的电子表格技能是一种简单的方法来提高您的DIY会计。记忆键盘快捷键和Microsoft Excel公式可以增加对帐的准确性。

招聘一名会计

如果您以苛刻的时间表和客户淹没,可能最好外包您的和解努力。一种注册会计师,对于一个提供量身定制的金融服务,而a簿记员可以以较低的成本提供更多日常活动。搜索和识别一些会计师,并确保他们提供发票和解。

无论你的发票对账流程是什么,你都应该积极地审查财务文件。这让你坐在驾驶座上,意识到任何危险信号。为了帮助加快流程并使您的报表审阅更容易,您可以创建一个清单,其中包含已知的银行费用、重复费用和展期。

常见问题(常见问题)

您如何创建发票?

发票是买方订单产品的产品,数量和价格的文件。发票上的关键项目包括公司信息,客户信息,发票号码和日期,每行商品,税和总金额。

在线有许多免费服务来快速创建简单的发票。

如何在PayPal上发送发票?

PayPal为企业提供了一项免费服务,可以直接在平台上创建和发送发票。登录到您的业务帐户,在Tools部分中找到invoice,创建带有必要细节的发票,然后单击Send。

什么是形式发票?

根据国际贸易管理局的定义,形式发票是在购买商品之前预先发给买方的发票。当客户需要申请进口许可证、安排交货或与政府实体打交道时,形式发票就变得必要。